Saber administrar efectivamente el tiempo puede ser la diferencia entre que tu negocio sea exitoso o no. Desafortunadamente, a pesar de que todos sabemos que es un recurso valioso y limitado que todos tenemos, saber administrarlo es algo que pocas personas saben.

Durante el día enfrentamos un sinnúmero de distracciones que matan nuestra productividad. Entre los más comunes están: las redes sociales, el correo electrónico, las llamadas personales, entre otros. Lo destacable de todas ellas es que en muchos casos ni siquiera percibimos que están afectando nuestro rendimiento en las tareas que debemos realizar durante el día.

Para que te des una idea del poder de estas distracciones, el estudio ‘Impactos y usos de WhatsApp’, elaborado por Lexia y NetQuest señala que los usuarios Heavy pasan 31 horas en promedio conectados a WhatsApp.

A pesar del gran número de distracciones que hay en nuestro alrededor es posible idear una estrategia que te permita tener un mayor rendimiento del tiempo que tienes disponible.

Patrick Forsyth, autor del libro Cómo administrar su tiempo detalla que el principio general que rige la administración del tiempo es “resolver lo importante e ignorar aquello que no lo es, los asuntos urgentes son cuestiones importantes a las que no se les dio atención cuando surgieron”.

Detalla que una vez que se incorporan los hábitos que nos permiten gestionar mejor el tiempo es más fácil esta tarea.

Forsyth señala que la administración efectiva del tiempo no es solo mantener limpio el escritorio, sino contemplar a detalle la forma en la que trabajas, esto dará todo un panorama general que te permitirá revisar áreas en las que quisa emplees más tiempo del necesario. Para ello es necesario registrar en una planilla todas las tareas que realizas durante el día, con tiempos, durante al menos una semana.

Una segunda parte es detallar el trabajo que se va a realizar y pensar en lo que vendrá después. De alguna forma podrás hasta anticipar trabajo, e identificar los tipos de actividades que vas a realizar. También, permite suprimir actividades, delegar otras, demorar y hasta ignorar. Esto es algo que tendrás que hacer diariamente.

La optimización del tiempo depende mucho de la organización. Una mala organización nos lleva a que las tareas que tenemos que realizar sean más tardadas y perdamos el tiempo, dando como resultado un desempeño pobre.

La autora agrega que una de las mejores maneras para visualizar y organizar las tareas es el uso de una agenda. Sin embargo, este sencillo sistema lo hemos vuelto complicado pues en ocasiones la secretaría o asistente lleva una agenda, contamos con una agenda personal e incluso la organización marca otra. Lo ideal en caso de que existan varias es sincronizarlas.

Asimismo, debes enfrentar aquello que te distraiga. Muchas veces somos nosotros quienes nos ponemos el pie al alargar tareas porque no queremos afrontar otras que nos son tediosas o complicadas. Otro error es centrarnos demasiado en tareas que son nuestras favoritas.

En lo que respecta a las interrupciones personales, telefónicas o el correo electrónico tienes que encontrar la manera de atacar directamente el problema, por ejemplo, fijar un tiempo para que las conversaciones personales no se extiendan de más e incluso negarte a una conversación indicando que por el momento estás demasiado ocupado para atender esas cuestiones.

Desarrollar los hábitos que te ayuden a gestionar de mejor manera el tiempo tiene que ser una tarea en la que definitivamente inviertas tiempo y dedicación. El primer paso es estar consciente de la importancia que tiene este recurso, de que es limitado y que su correcta gestión te ayudará a cumplir las metas y objetivos que te has trazado.

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